In unserem letzten LernSprint, gehen wir der Frage nach, warum im Risikomanagement eher auf der emotionalen, wie auf der rationalen Ebene entschieden wird. Wir streifen kurz agile Projektstrukturen und zeigen auch hier die Notwendigkeit von Risikomanagement auf. Zuletzt stellen wir fest, dass am Ende eines Projektes, auch die Risiken in den Lessons Learned betrachtet werden müssen.
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Inzwischen haben wir die komplette Risikoplanung durchgeführt, die Risiken sind identifiziert, analysiert und ein Maßnahmenpaket ist geschnürt. Ein Maßnahmenpaket, das hoffentlich Wirkung entfaltet.
Wer in der quantitativen Analyse Geschmack an der Monte-Carlo-Simulation gefunden hat, dem sei das folgende Video noch empfohlen.
Es zeigt die Simulation eines Beispielregisters (also nicht unseres Kreuzfahrtthemas) und den Erkenntnisgewinn durch den Abgleich verschiedener Maßnahmen.
Am Ende wird klar, dass eine Effizienzkennziffer, wie wir sie im letzten Kapitel besprochen und berechnet haben, eine grandiose Sache ist. Aber eigentlich noch gar nichts, wenn ich diese Effizienz auf verschiedene Level meiner „Risk Exposure“ betrachten kann.
Zugegeben, sehr tief unten in der Risikomaterie. Das sind Überlegungen, die dann kommen, wenn alle anderen Prozessschritte gut laufen…
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Wenn wir im letzten Kapitel Maßnahmen definiert haben, die Bedrohungen minimieren und Chancen verbessern sollen, dann überlegen wir uns jetzt, ob Kosten und Nutzen der Maßnahme überhaupt zusammenpassen.
Oder anders gesagt: Es nützt ja nichts, wenn eine Bedrohungen – sollte sie eintreten – einen Schaden von 1.000,- EUR verursacht, aber zur Vermeidung im Vorfeld 2.000,- EUR kostet. Nicht nur, dass die 2.000,- EUR sofort ausgabenwirksam sind – es ist ja auch so, dass die Bedrohung gar nicht eintreten muss. So gesehen wären auch schon 1.000,- EUR zu viel.
Dieser Fall ist offensichtlich ungeschickt, und das würde auch niemand machen. Aber wie werden nicht so offensichtliche Fälle berechnet?
Aufschluss gibt dieses Kapitel.
Schauen wir uns zunächst einmal ein Video an, das den grundsätzlichen Ansatz darstellt und erläutert.
Das üben wir jetzt. Es langt, wenn Sie sich ein Risiko aussuchen und dazu folgende vier Schritte überlegen:
Viele Wege führen nach Rom und Sie haben bestimmt gute Ideen für Maßnahmen, die zu den jeweiligen Risiken passen . Sie mögen nicht identisch sein mit dem Musterbeispiel, aber hier gilt ja das Prinzip…
Bitte versuchen Sie den Rechenweg zunächst einmal selbst. Mindestens an einem Risiko wie oben in der Aufgabe formuliert. Danke!
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Maßnahmen sind nun Aktivitäten, die vor dem möglichen Eintritt eines Risikos präventiv und proaktiv durchgeführt werden sollten. Je mehr Maßnahmen eingeleitet werden, desto geringer wird die „Risk Exposure“ sein, umso weniger Bedrohungen werden wahrscheinlich eintreten.
Allerdings erhöhen die präventiven Maßnahmen auch das Budget zum heutigen Zeitpunkt und es gilt, eine richtige Balance zwischen „Präventiv handeln“ und „Risiken eingehen (=akzeptieren)“ zu finden.
Den grundsätzlichen Ansatz zur Maßnahmenimplementierung setzen wir als bekannt voraus.
Für diesen Schritt schauen wir uns zunächst das Video an, dann geht es in die Aufgabe
Überprüfen Sie die quantifizierten Risiken des letzten Abschnitts:
Die im Video oben erwähnte Maßnahme ist schon eingebaut, das Excel ist erweitert und wartet auf Ihre Ideen der kreativen, präventiven und proaktiven Maßnahmenplanung.
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Kleiner Exkurs in die softwarebasierte Analyse, also die Monte-Carlo-Simulation und eine Betrachtung von Entscheidungsbäumen.
Wenn die Risikokultur hoch ausgeprägt ist und der Risikoappetit der Beteiligten nach genaueren Prognosen verlangt, kommen Simulationen in Frage, allen voran die Monte-Carlo-Simulation.
Wir haben unsere Fallstudie in dieser Hinsicht nicht weiterentwickelt. Allen Interessierten möchten wir aber die folgenden Videos ans Herz legen, um ihnen einen Einblick in softwarebasierte Risikosimulationen zu geben und auch das Werkzeug „Entscheidungsbaum“ zu erläutern.
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„Das Salz in der Suppe“ der Risikoanalyse ist sicherlich die quantitative Analyse. Die quantitative Analyse ist allerdings „nicht ohne“ – um es vorsichtig auszudrücken.
In der einfachsten Form werden die zuvor ermittelten Qualitäten („gering“, „mittel“, …) nun quantifiziert, also in Zahlen angegeben. Aus einer mittleren Eintrittswahrscheinlichkeit wird dann vielleicht 25% und aus einer niedrigen Auswirkung 60.000,- EUR.
In der fortgeschrittenen Version werden die Zahlen mit Hilfe von Softwaretools simuliert und statistische Betrachtungen angestellt.
Auf jeden Fall muss das Konzept des Erwartungswertes (EW, oder engl. EMV = Expected Monatery Value) verstanden sein. Wir haben das an anderer Stelle ausführlich behandelt. Der EW des Beispiels hier in der Einleitung beträgt 15.000,-EUR (60.000,- * 25%)
Führen Sie nun das Risikoregister der Fallstudie weiter fort und ergänzen die qualitativ analysierten Risiken mit Prozentwerte und Auswirkungen. (Einfach zwei neue Spalten einfügen – eine angepasste Vorlage erhalten Sie mit der Musterlösung).
Nehmen Sie dazu einfach die Risiken aus dem Attention Arrow.
Das ist übrigens auch die übliche Vorgehensweise in der Praxis, da die quantitative Analyse aller Risiken viel zu aufwändig wäre.
Bitte nicht spicken!! Natürlich können Sie sich gleich die Auflösung anschauen und dann sagen: „Ja, so hätte ich es auch gemacht“. Raten Sie mal wie groß der Lernerflog sein wird.
Also erstmal selbst versuchen und erst dann das Video anschauen… Versprochen?
Mehr zu Monte-Carlo-Simulationen finden Sie in den nächsten Kapiteln.
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Als nächstes kommen wir zu einer allerersten Analyse des Risikoregisters. Typischerweise erfolgt diese Analyse auf Basis des „Qualitativen Ansatzes„, also mit Hilfe von Bewertungsstufen, die wir zuvor (!) im Risikomanagementplan festgelegt haben.
Arbeiten Sie nun an dem Risikoregister der Fallstudie weiter und ergänzen Sie die identifizierten Risiken aus Aufgabe 2 mit qualitativen Informationen.
Erweitern Sie hierzu einfach das bestehende Risikoregister um die Spalten ETW (Eintrittswahrscheinlichkeit) und AW (Auswirkung). Mit der Musterlösung erhalten Sie dann eine etwas ausgefeiltere Vorlage.
Beachten Sie bitte, sowohl für ETW als auch AW keine Zahlen zu nennen, sondern nur die besagten Qualitäten.
Und wenn Sie Lust haben, stoppen Sie ruhig einmal die Zeit. Sie werden sehen, die qualitative Analyse ist flott erledigt.
Bitte nicht spicken!! Natürlich können Sie sich gleich die Auflösung anschauen und dann sagen: „Ja, so hätte ich es auch gemacht“. Raten Sie mal wie groß der Lernerfolg sein wird.
Also erstmal selbst versuchen und erst dann die Musterlösung samt Video anschauen… Versprochen?
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Wir beginnen nun mit der Risikoidentifikation, d.h. wir suchen Risiken in unserem Vorhaben. Das Suchen, Finden und Beschreiben von Risiken sollte in zwei Schritten erfolgen.
Zuerst wird gesammelt, und zwar aus allem möglichen Bereichen und Quellen. Syntax, Beschreibung und Bewertung sind (zunächst) zweitrangig. Sammeln steht im Vordergrund. Daher ein typischer Job für Metaplanwände und Moderationskärtchen, oder auch gerne online-virtuell in Kollaborationstools wie z.B. Miro-Boards.
Und noch ein Praxistipp: Ein Risiko besteht aus dem Produkt Unsicherheit mal Auswirkung. Gerne wird immer über die Unsicherheit gesucht („Was könnte alles passieren“) statt über die Auswirkung („das will ich so nicht haben“). Ein kleiner Unterschied, der aber zu besseren Ergebnissen führt
Dann kommt Zusammenfassen, Umschreiben, Gruppieren und in die richtige Syntax überführen. Vor allem die Beschreibung der Risiken in einer eigenen Syntax bringt einen hohen Nutzen, erfordert aber auch eine gewisse Übung.
Nachfolgendes Video erläutert nochmals diese beiden Schritte:
Führen Sie bitte nun die beiden Identifikationsschritte durch: 1.) Sammeln und 2.) sauber beschreiben.
Am besten nehmen Sie das Scope Statement zur Hand und beginnen damit.
Identifizieren Sie mindestens 5 Risiken. Am Ende sollten diese Risiken in der korrekten Syntax der Risikometasprache vorliegen. Sie können hierzu das beigefügte – sehr einfache Excel verwenden.
Es geht hier nicht darum, von dem Projekt eine 100%ige Risikoanalyse durchzuführen. Wir wollen vor allem den Ansatz und die anschließenden Wechselwirkungen in den nächsten Schritten aufzeigen.
Bitte nicht spicken!! Natürlich können Sie sich gleich die Auflösung anschauen und dann sagen: „Ja, so hätte ich es auch gemacht“. Raten Sie mal wie groß der Lernerflog sein wird?
Also erstmal selbst versuchen … Versprochen?
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Keine Zusammenfassung der vorherigen Themen, vielmehr ein Appell für die weitere Arbeit und den Umgang mit Risiken und Risikomanagement.
Bleiben Sie neugierig. Risikomanagement ist nie zu Ende.
Es gibt keine Risiko-Gurus, denen keine Probleme mehr widerfahren und die ihr Glück vor eingetretenen Chancen kaum noch fassen können.
Es geht darum, selbstbewusst einen kleinen Spalt zwischen Prävention und Reaktion zu öffnen. Nicht zu weit – sonst stehen Sie morgens nicht mehr auf. Und nicht zu schmal – sonst sind Sie nur noch am Brände löschen.
Mehr nicht.
Aber das ist schon ganz schön viel…
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Um die Kombination von Earned-Value-Management mit Risikomanagement. Ein interessanter Gedanke, da EVM per Definition rückwärts-gewandt ist und aus Zahlen der Vergangenheit die künftige Performance ableitet. Risikomanagement ist aber zukunftsorientiert und wenn man beide Disziplinen zusammenpackt, entstehen interessante Aspekte.
Leider ist allein schon ein ausgefeiltes Earned Value Management in der Praxis sehr selten. Kombiniert mit einem funktionierenden Risikomanagement (zur gleichen Zeit am gleichen Ort) noch seltener. Wir machen EVM und RM aber nicht um seiner selbst Willen und um die Statusberichte mit noch abenteuerlicheren Elementen zu bestücken.
Es gilt Unsicherheiten zu reduzieren und bessere Ergebnisse zu erzielen, kurzum Projekte erfolgreicher zu machen.
Lassen Sie sich daher einfach von der Idee der EVM-RM Kombination inspirieren.
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