In unserem letzten LernSprint, gehen wir der Frage nach, warum im Risikomanagement eher auf der emotionalen, wie auf der rationalen Ebene entschieden wird. Wir streifen kurz agile Projektstrukturen und zeigen auch hier die Notwendigkeit von Risikomanagement auf. Zuletzt stellen wir fest, dass am Ende eines Projektes, auch die Risiken in den Lessons Learned betrachtet werden müssen.
Noch einen Schritt weiter – Optimieren der Maßnahmenplanung durch Simulation
Inzwischen haben wir die komplette Risikoplanung durchgeführt, die Risiken sind identifiziert, analysiert und ein Maßnahmenpaket ist geschnürt. Ein Maßnahmenpaket, das hoffentlich Wirkung entfaltet.
Wer in der quantitativen Analyse Geschmack an der Monte-Carlo-Simulation gefunden hat, dem sei das folgende Video noch empfohlen.
Es zeigt die Simulation eines Beispielregisters (also nicht unseres Kreuzfahrtthemas) und den Erkenntnisgewinn durch den Abgleich verschiedener Maßnahmen.
Am Ende wird klar, dass eine Effizienzkennziffer, wie wir sie im letzten Kapitel besprochen und berechnet haben, eine grandiose Sache ist. Aber eigentlich noch gar nichts, wenn ich diese Effizienz auf verschiedene Level meiner „Risk Exposure“ betrachten kann.
Zugegeben, sehr tief unten in der Risikomaterie. Das sind Überlegungen, die dann kommen, wenn alle anderen Prozessschritte gut laufen…
Wenn wir im letzten Kapitel Maßnahmen definiert haben, die Bedrohungen minimieren und Chancen verbessern sollen, dann überlegen wir uns jetzt, ob Kosten und Nutzen der Maßnahme überhaupt zusammenpassen.
Oder anders gesagt: Es nützt ja nichts, wenn eine Bedrohungen – sollte sie eintreten – einen Schaden von 1.000,- EUR verursacht, aber zur Vermeidung im Vorfeld 2.000,- EUR kostet. Nicht nur, dass die 2.000,- EUR sofort ausgabenwirksam sind – es ist ja auch so, dass die Bedrohung gar nicht eintreten muss. So gesehen wären auch schon 1.000,- EUR zu viel.
Dieser Fall ist offensichtlich ungeschickt, und das würde auch niemand machen. Aber wie werden nicht so offensichtliche Fälle berechnet?
Aufschluss gibt dieses Kapitel.
Schauen wir uns zunächst einmal ein Video an, das den grundsätzlichen Ansatz darstellt und erläutert.
Ihre Aufgabe
Das üben wir jetzt. Es langt, wenn Sie sich ein Risiko aussuchen und dazu folgende vier Schritte überlegen:
Wie lautet die präventive Maßnahme?
Was kostet die präventive Maßnahme?
Wie wirkt die präventive Maßnahme (Prognose auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung)?
Stehen Maßnahme und Wirkung in einem vernünftigen Verhältnis?
Musterbeispiel
Viele Wege führen nach Rom und Sie haben bestimmt gute Ideen für Maßnahmen, die zu den jeweiligen Risiken passen . Sie mögen nicht identisch sein mit dem Musterbeispiel, aber hier gilt ja das Prinzip…
Bitte versuchen Sie den Rechenweg zunächst einmal selbst. Mindestens an einem Risiko wie oben in der Aufgabe formuliert. Danke!
Maßnahmen sind nun Aktivitäten, die vor dem möglichen Eintritt eines Risikos präventiv und proaktivdurchgeführt werden sollten. Je mehr Maßnahmen eingeleitet werden, desto geringer wird die „Risk Exposure“ sein, umso weniger Bedrohungen werden wahrscheinlich eintreten.
Allerdings erhöhen die präventiven Maßnahmen auch das Budget zum heutigen Zeitpunkt und es gilt, eine richtige Balance zwischen „Präventiv handeln“ und „Risiken eingehen (=akzeptieren)“ zu finden.
Den grundsätzlichen Ansatz zur Maßnahmenimplementierung setzen wir als bekannt voraus.
Für diesen Schritt schauen wir uns zunächst das Video an, dann geht es in die Aufgabe
Ihre Aufgabe
Überprüfen Sie die quantifizierten Risiken des letzten Abschnitts:
Was könnte unternommen werden, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder deren Auswirkung zu minimieren?
Welche Schritte würden Sie unternehmen?
Was kosten diese Schritte?
Vorgehensweise
Die im Video oben erwähnte Maßnahme ist schon eingebaut, das Excel ist erweitert und wartet auf Ihre Ideen der kreativen, präventiven und proaktiven Maßnahmenplanung.
Kleiner Exkurs in die softwarebasierte Analyse, also die Monte-Carlo-Simulation und eine Betrachtung von Entscheidungsbäumen.
Wenn die Risikokultur hoch ausgeprägt ist und der Risikoappetit der Beteiligten nach genaueren Prognosen verlangt, kommen Simulationen in Frage, allen voran die Monte-Carlo-Simulation.
Wir haben unsere Fallstudie in dieser Hinsicht nicht weiterentwickelt. Allen Interessierten möchten wir aber die folgenden Videos ans Herz legen, um ihnen einen Einblick in softwarebasierte Risikosimulationen zu geben und auch das Werkzeug „Entscheidungsbaum“ zu erläutern.
Kurze Erinnerungshilfe
Unser Netzplan ist fertig. Aber wie sicher ist der geplante Endtermin?
Die Antwort gibt die Monte-Carlo-Simulation.
Monte-Carlo-Simulation setzt zufällige Ist-Werte für die Dauern aller Vorgänge ein.
Die zufälligen Werte basieren auf der Dreipunktschätzung, die wir für jeden Vorgang eingegeben haben.
Die Simulation läuft dann sehr häufig durch, z.B. 1.000 oder auch 1.000.000 mal …
… und zeigt dann zum Ende die Verteilung der errechneten Endtermine an.
Die Aussage am Ende ist einfach nur: In 80% (oder 50% oder 90%) der simulierten Fälle lagen Kosten oder Termine bei dem Wert xy
Das Ganze kann noch um „Risiken“ erweitert werden.
Risiken haben ja auch eine Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung.
Sind einem Vorgang zugeordnet.
Und werden dann entsprechend ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit in die Simulation eingerechnet.
Am Ende werden dann wieder die Verteilung errechneten Endtermine an.
Kurze Erinnerungshilfe
Monte-Carlo-Simulation zur Überprüfung von Schätzungen
Voraussetzung: Dreipunktschätzung bzw. eine ganze Reihe von Dreipunktschätzungen, z.B. Aufwände für Aufgaben.
Berechnen vor Simulation: PERT-Wert, Varianz und Standardabweichung (84%ige Eintrittswahrscheinlichkeit)
Simulation durchführen & mit Berechnung vergleichen
Berechnete und simulierte Werte stimmen gut überein
Simulation gibt aber auch Eintrittswahrscheinlichkeiten für jeden einzelnen Wert aus
Simulation gibt außerdem auch noch Werte für die Extreme
Sensitivitätsanalyse & Tornadochart
Welche Variable (Arbeitspaket) hat den größten Einfluss auf die Gesamtdauer?
Guter Kandidat für Optimierungen
Kurze Erinnerungshilfe
Auswirkung der Risiken als Dreipunktschätzung ausführen
Erwartungswert ist dann: Erwartungswert = PERT der Auswirkung x Eintrittswahrscheinlichkeit
Was liefert die Simulation?
Mittelwert der Simulation sehr nah am analytischen Wert. Gute Bestätigung also.
Maximale Auswirkung ist geringer als die Summe der pessimistischen Annahmen – nicht alles tritt gleichzeitig ein.
Und es gibt eine 95%-Auswirkung, also welche Auswirkung wir mit 95%iger Wahrscheinlichkeit haben.
Welche Risiken haben den größten Einfluss auf die Auswirkung? Um welche sollten wir uns also als erstes kümmern? (Sensitiviätsanalyse)
Kurze Erinnerungshilfe
Weiteres bekanntes Werkzeug der quantitativen Analyse.
Was sind Entscheidungsbäume?
Kombination mehrerer Erwartungssituationen zu einem Gesamtkunstwerk
Erwartungswerte bilden die Grundlage für Entscheidungen
Es geht immer um Entscheidungen, die ich zu treffen habe (Kästen)
Die Nachfolger eines Chancenknotens (Kreis) summiert sich auf 100% auf
Am Ende jeden Astes, jeden Weges steht ein Erwartungswert
Die Kombination der günstigsten Erwartungswerte ergibt die Empfehlung für eine Entscheidung
„Das Salz in der Suppe“ der Risikoanalyse ist sicherlich die quantitative Analyse. Die quantitative Analyse ist allerdings „nicht ohne“ – um es vorsichtig auszudrücken.
In der einfachsten Form werden die zuvor ermittelten Qualitäten („gering“, „mittel“, …) nun quantifiziert, also in Zahlen angegeben. Aus einer mittleren Eintrittswahrscheinlichkeit wird dann vielleicht 25% und aus einer niedrigen Auswirkung60.000,- EUR.
In der fortgeschrittenen Version werden die Zahlen mit Hilfe von Softwaretools simuliert und statistische Betrachtungen angestellt.
Auf jeden Fall muss das Konzept des Erwartungswertes (EW, oder engl. EMV = Expected Monatery Value) verstanden sein. Wir haben das an anderer Stelle ausführlich behandelt. Der EW des Beispiels hier in der Einleitung beträgt 15.000,-EUR (60.000,- * 25%)
Ihre Aufgabe
Führen Sie nun das Risikoregister der Fallstudie weiter fort und ergänzen die qualitativ analysierten Risiken mit Prozentwerte und Auswirkungen. (Einfach zwei neue Spalten einfügen – eine angepasste Vorlage erhalten Sie mit der Musterlösung).
Nehmen Sie dazu einfach die Risiken aus dem Attention Arrow. Das ist übrigens auch die übliche Vorgehensweise in der Praxis, da die quantitative Analyse aller Risiken viel zu aufwändig wäre.
Musterlösung
Bitte nicht spicken!! Natürlich können Sie sich gleich die Auflösung anschauen und dann sagen: „Ja, so hätte ich es auch gemacht“. Raten Sie mal wie groß der Lernerflog sein wird.
Also erstmal selbst versuchen und erst dann das Video anschauen… Versprochen?
Als nächstes kommen wir zu einer allerersten Analyse des Risikoregisters. Typischerweise erfolgt diese Analyse auf Basis des „Qualitativen Ansatzes„, also mit Hilfe von Bewertungsstufen, die wir zuvor (!) im Risikomanagementplan festgelegt haben.
Ihre Aufgabe
Arbeiten Sie nun an dem Risikoregister der Fallstudie weiter und ergänzen Sie die identifizierten Risiken aus Aufgabe 2 mit qualitativen Informationen. Erweitern Sie hierzu einfach das bestehende Risikoregister um die Spalten ETW (Eintrittswahrscheinlichkeit) und AW (Auswirkung). Mit der Musterlösung erhalten Sie dann eine etwas ausgefeiltere Vorlage.
Beachten Sie bitte, sowohl für ETW als auch AW keine Zahlen zu nennen, sondern nur die besagten Qualitäten.
Und wenn Sie Lust haben, stoppen Sie ruhig einmal die Zeit. Sie werden sehen, die qualitative Analyse ist flott erledigt.
Musterlösung
Bitte nicht spicken!! Natürlich können Sie sich gleich die Auflösung anschauen und dann sagen: „Ja, so hätte ich es auch gemacht“. Raten Sie mal wie groß der Lernerfolg sein wird.
Also erstmal selbst versuchen und erst dann die Musterlösung samt Video anschauen… Versprochen?
Wir beginnen nun mit der Risikoidentifikation, d.h. wir suchen Risiken in unserem Vorhaben. Das Suchen, Finden und Beschreiben von Risiken sollte in zwei Schritten erfolgen.
Schritt 1 – Risiken grob identifizieren
Zuerst wird gesammelt, und zwar aus allem möglichen Bereichen und Quellen. Syntax, Beschreibung und Bewertung sind (zunächst) zweitrangig. Sammeln steht im Vordergrund. Daher ein typischer Job für Metaplanwände und Moderationskärtchen, oder auch gerne online-virtuell in Kollaborationstools wie z.B. Miro-Boards.
Und noch ein Praxistipp: Ein Risiko besteht aus dem Produkt Unsicherheit mal Auswirkung. Gerne wird immer über die Unsicherheit gesucht („Was könnte alles passieren“) statt über die Auswirkung („das will ich so nicht haben“). Ein kleiner Unterschied, der aber zu besseren Ergebnissen führt
Schritt 2 – Identifizierte Risiken verfeinern und sauber beschreiben
Dann kommt Zusammenfassen, Umschreiben, Gruppieren und in die richtige Syntax überführen. Vor allem die Beschreibung der Risiken in einer eigenen Syntax bringt einen hohen Nutzen, erfordert aber auch eine gewisse Übung.
Nachfolgendes Video erläutert nochmals diese beiden Schritte:
Ihre Aufgabe: Risiko-Identifikation der Fallstudie
Führen Sie bitte nun die beiden Identifikationsschritte durch: 1.) Sammeln und 2.) sauber beschreiben.
Am besten nehmen Sie das Scope Statement zur Hand und beginnen damit.
Identifizieren Sie mindestens 5 Risiken. Am Ende sollten diese Risiken in der korrekten Syntax der Risikometasprache vorliegen. Sie können hierzu das beigefügte – sehr einfache Excel verwenden.
Es geht hier nicht darum, von dem Projekt eine 100%ige Risikoanalyse durchzuführen. Wir wollen vor allem den Ansatz und die anschließenden Wechselwirkungen in den nächsten Schritten aufzeigen.
Bitte nicht spicken!! Natürlich können Sie sich gleich die Auflösung anschauen und dann sagen: „Ja, so hätte ich es auch gemacht“. Raten Sie mal wie groß der Lernerflog sein wird?
Keine Zusammenfassung der vorherigen Themen, vielmehr ein Appell für die weitere Arbeit und den Umgang mit Risiken und Risikomanagement.
Und jetzt?
Bleiben Sie neugierig. Risikomanagement ist nie zu Ende.
Es gibt keine Risiko-Gurus, denen keine Probleme mehr widerfahren und die ihr Glück vor eingetretenen Chancen kaum noch fassen können.
Es geht darum, selbstbewusst einen kleinen Spalt zwischen Prävention und Reaktion zu öffnen. Nicht zu weit – sonst stehen Sie morgens nicht mehr auf. Und nicht zu schmal – sonst sind Sie nur noch am Brände löschen.
Um die Kombination von Earned-Value-Management mit Risikomanagement. Ein interessanter Gedanke, da EVM per Definition rückwärts-gewandt ist und aus Zahlen der Vergangenheit die künftige Performance ableitet. Risikomanagement ist aber zukunftsorientiert und wenn man beide Disziplinen zusammenpackt, entstehen interessante Aspekte.
Kurze Erinnerungshilfe
Earned Value und Risiko
These (oder Wunschdenken): Unsicherheiten sollten zum Ende hin abnehmen bis genau zur Punktlandung.
In Wirklichkeit gibt es aber üblicherweise Puffer oder Bandbreite bei Kosten und Termin.
In Wirklichkeit gibt es also drei PV-Werte: Best Case, Mittelwert, Worst Case.
Zusammen bilden Sie das Window of Uncertainty.
Je nachdem, wo die „Fensterachsen“ liegen, wo der Fenstermittelpunkt, kann man Bedrohungen und Chancen für Kosten und Termine annehmen bzw. erwarten.
Earned Value, Dreipunktschätzung und Risikobewertung lassen sich zu einem Kombiinstrument zusammenfassen.
Hervorragendes Instrument, muss aber bei den Stakeholdern bekannt gemacht / geschult werden.
Und in der Praxis?
Leider ist allein schon ein ausgefeiltes Earned Value Management in der Praxis sehr selten. Kombiniert mit einem funktionierenden Risikomanagement (zur gleichen Zeit am gleichen Ort) noch seltener. Wir machen EVM und RM aber nicht um seiner selbst Willen und um die Statusberichte mit noch abenteuerlicheren Elementen zu bestücken.
Es gilt Unsicherheiten zu reduzieren und bessere Ergebnisse zu erzielen, kurzum Projekte erfolgreicher zu machen.
Lassen Sie sich daher einfach von der Idee der EVM-RM Kombination inspirieren.
Reflexionsfragen
Wie sehen denn Ihre Prognose-Fenster aus? Schön symmetrisch?oder stark asymmetrisch?
Was sind aus Ihrer Sicht die größten Hindernisse, um „erwachsen“ mit Varianzen umzugehen und diese zu berichten?
Wäre in Ihrem bestehenden Projekt so ein Kombiinstrument, ein Segen und wünschenswert, oder nur ein „Waste of Time“?
