PIK0310

Um was geht’s?

Einer der wichtigsten Aspekte im Projektgeschäft: die Abnahme. Was gilt es zu beachten?

Kurze Erinnerungshilfe

• Merksätze zur Abnahme: Als Projektleiter (Auftragnehmer) sollte ich …
  • nicht auf implizite Abnahme setzen,
    • … auch nicht über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
    • … auch nicht durch „Nutzung„.
  • die (Rechts-)Folgen der Nicht-Abnahme kennen (z.B. Verjährungsfristen),
    • … um selbstbewusst ins Rennen zu gehen.
  • auf formale (=explizite) Abnahme bestehen.
  • den Abnahmeprozess nicht durch Changes verwässern lassen.
    • Kann zu Zombieprojekten führen.
    • Erst Kernfunktionalitäten abnehmen lassen, dann Changes/Ergänzungen einarbeiten. Vielleicht sogar in einem kleinen Folgeprojekt.

Reflexionsfragen

• Was ist in Ihrem Unternehmen üblich? Implizite oder explizite Abnahmen?
• Haben Sie selbst schon Projekte gehabt, die durch ständige Changes nie zum Ende kamen? Passiert das in Ihrem Unternehmen? Wenn ja, wie häufig?
• Wie könnten Sie den Abnahmeprozess für sich selbst und/oder für Ihr Unternehmen verbessern? Was wäre dazu nötig?

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Um was geht’s?

Zuallererst: Keine Rechtsberatung! Fragen Sie im Zweifel den Anwalt Ihres Vertrauens.

Es geht hier vielmehr um die Betrachtung des Werkvertrags aus Sicht des Projektgeschäfts. Was ist relevant für das Projekt?

Kurze Erinnerungshilfe

• Dienstvertrag
  • § 611 BGB
  • Zur Leistung der versprochenen „Dienste“ verpflichtet.
  • Ich schulde aber keinen Erfolg.
• Werkvertrag
  • § 631 BGB
  • Bin zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet.
  • Klassischer Vertrag für Projektverträge.
  • Abnahme muss sein.

Kurze Erinnerungshilfe

• § 631 Vertragstypische Pflichten beim Werkvertrag
  • Unternehmer ist zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet; der Besteller zur Bezahlung.
  • Neuerstellung oder Veränderung eines Werkes.
  • Wichtig! Verpflichtung auf den Erfolg.
• § 633 Sach- und Rechtmangel
  • Unternehmer ist verpflichtet, das Werk frei von Sach- und Rechtsmängeln zu verschaffen.
  • Frei von Sachmängeln = das Werk hat die vereinbarte Beschaffenheit.
  • Wichtig! Was wurde versprochen? Wo wurde das dokumentiert? Jegliche Art von schwammiger Leistungsbeschreibung kann hier zu Diskussionen führen.
• § 634 Rechte des Bestellers bei Mängeln
  • Wenn das Werk mangelhaft ist, kann der Besteller
    • Nacherfüllung verlangen,
    • den Mangel selbst beseitigen und sich die erforderlichen Aufwendungen ersetzen lassen,
    • vom Vertrag zurücktreten oder diesen mindern und
    • Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen verlangen.
  • Wie der Besteller die Mängel beseitigt, kann nicht vorher im Vertrag festgelegt werden.
• § 634a Verjährung der Mängelansprüche
  • Die Ansprüche nach § 634 verjähren, der Besteller kann sie also nicht unendlich lange geltend machen.
  • Wichtig! Die Verjährungsfrist beginnt mit der Abnahme. Der Abnahme kommt damit eine zentrale Bedeutung zu.
• § 640 Abnahme
  • Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. Er muss sich also der Abnahme stellen und darf sich nicht weigern.
  • Aufgrund unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.
  • Was ist ein unwesentlicher Mangel?

Und in der Praxis?

Ganz häufig findet sich eine Art juristische Unschärfe bei der Vertragsgestaltung mit den Kunden. Da werden Verträge geschlossen, die „Dienstvertrag“ genannt werden, aber ein klares Leistungsversprechen abgeben, einen Einsatztermin versprechen und andere Commitments beinhalten. Und für die am Ende auch Abnahmen gemacht werden.

Ob diese Verträge von den „Men in Black“ (aka Richter) auch als Dienstvertrag angesehen werden (sollte es einmal hart auf hart kommen), ist nicht Gegenstand dieses Lernprogramms. Darf aber trotzdem bezweifelt werden.

Denken Sie daran: Nur weil Sie Dienstvertrag drüber schreiben ist noch lange kein Dienstvertrag drin…

Reflexionsfragen

• Welche Vertragsarten sind in Ihrem Unternehmen mit Kunden üblich?
• Sind Sie persönlich mit den Eigenheiten und (Rechts-)Folgen speziell des Werkvertrags vertraut? Wie sieht es mit dem Rest des Unternehmens aus?
• Wird beim Abschluss des Vertrags durch Ihren Vertrieb eher eine glasklare oder eher eine schwammige Leistungsbeschreibung erstellt?
• Haben Sie persönlich oder in Ihrem Unternehmen schon Probleme gehabt mit unklaren Leistungsbeschreibungen?
• Wenn ja, was könnten Sie tun, um das in Zukunft zu vermeiden oder zu reduzieren?

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Um was geht’s?

Eine Liste und Übersicht von Aufgaben, die alle am Projektende anfallen. Nichts Wildes – kann aber wild werden, wenn man sie nicht macht.

Kurze Erinnerungshilfe

• Produkt abnehmen – der Anfang vom Ende.
• Produkt übergeben, evtl. mit Dokumentation und Schulung.
• Administrativ abschließen.
• Projektabschlussbericht erstellen: Soll-Ist-Vergleich zwischen Ziel und Ergebnis.
• Team entlasten.
• Sun-Set-Meeting durchführen.
• Projektleiter entlasten.
• Team in die Linie zurückführen.
• Feedback aus/an Linie, Steuerungskreis, Kunde…
• Lessons Learned durchführen.

LernLetter

LernLetter sind ergänzende PDF-Dokumente, die ein Themengebiet noch weiter behandeln und ein Stück tiefer in die Materie eindringen.

Reflexionsfragen

• Ist bei Ihnen festgelegt, was zum Projektende zu tun ist? Wo ist es dokumentiert? Und wissen das auch alle, die damit zu tun haben?
• Wenn es festgelegt ist, tun Sie es auch? Wie sieht es im restlichen Unternehmen damit aus?
• Gibt es Punkte aus dem Video, die Sie vielleicht in Ihre Projektabschlüsse aufnehmen sollten?
• Können Sie persönlich etwas an Ihrer bzw. der Projektabschlusspraxis im Unternehmen generell verbessern? Und was müsste geschehen, um diese Veränderung anzustoßen?

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Um was geht’s?

Das Projekt ist mit der Abnahme nicht zu Ende. Ein Segeltörn ist mit der Einfahrt in den Hafen ja auch nicht beendet – es muss noch gekonnt angelegt werden…

Kurze Erinnerungshilfe

• Projektende entspricht üblicherweise einer eigenen Abschlussphase.
• Kundenabnahme (oder -annahme) ist nicht das Projektende.
• Wenn wir den Abschluss nicht ordentlich machen, kann es teuer werden, da das Projekt nie zu Ende geführt wird und so zum Zombieprojekt mutiert.

Und in der Praxis?

Wichtig für das Projektende ist, auch oder gerade im Professional-Service, die Abnahme. Denn mit der Abnahme beginnt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche zu laufen.

Daneben geht das administrative Ende eines Projekts meist im Start eines Nachfolgers unter – mit der Konsequenz teurerer Nacharbeiten zumindest im Support oder auch bei Folgebeauftragungen.

Reflexionsfragen

• Kennen Sie die Situation, dass am Ende eines Projekts die Zeit für einen geregelten Abschluss eingespart wird?
• Zombieprojekte nennt man Projekte, die nicht sterben, weil der geregelte Abschluss fehlt. Kennen Sie ein solches Projekt? Welche Auswirkungen hat so ein Projekt auf Ihre Gesamtorganisation?
• Hand aufs Herz – wie gehen Ihre Projekte üblicherweise zu Ende?
• Ist eine geregelte Übergabe etwas, was in Ihre Projektplanung einfließt?

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Um was gehts?

Nach der Rückwärtsrechnung kommt nun die Vorwärtsrechnung, die vor allem einen Punkt klären und darstellen muss: Kann das Vorhaben in den vereinbarten Rahmenbedingungen überhaupt „fliegen„? Und wenn nein, was machen wir dann?

Kurze Erinnerungshilfe

• Was wissen wir bis jetzt?
  • Aufwand
  • Personal
  • Arbeitslast
• Dem gegenüber stehen Einschränkungen in Geld/Zeit durch den Auftrag/Vertrag.
• Der Plan bringt unsere bisherige Planung mit den Einschränkungen zusammen.
  • Ergebnis 1: Das ist machbar.
  • Ergebnis 2: Ist nicht machbar.
    • Wir haben ein Thema, wenn vornherein klar ist, dass der zu betreibendene Aufwand und die vorgegebenen Eckdaten nicht zusammenpassen.
    • Jetzt einfach zu starten ist nicht professionell!

Und in der Praxis?

Leider herrscht vielerorts eine „Augen-zu-und-irgendwie-durch“-Mentalität. Die Diskrepanzen sind am Anfang klar, es wird aber dennoch nicht professional reagiert.

Als Pilot des Projekts müssen Sie das klären und eskalieren – beherzt. Denn Sie haben die Verantwortung übernommen.

Reflexionsfragen

• Wie führen Sie bei sich im Unternehmen diesen Schritt durch?
• Wie und wo legen Sie die bisher ermittelten Eckdaten ab?
• Wie und wo sind Ihre Einschränkungen dokumentiert?
• Wer gleicht ermittelte Eckdaten und Annahmen ab? Wie?
• Was passiert, wenn die beiden nicht zusammenpassen? An wen können Sie eskalieren?

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Um was geht’s?

Zeitplanung geht in zwei Richtungen, wobei eine sehr gängige Methode die Rückwärtsplanung ist. Ausgehend von einem Wunschtermin wird zunächst die prinzipielle Machbarkeit plausibilisiert. Aber eine vollständige Terminplanung im Sinne des Projektmanagements ist das nicht. Maximal ein erster Schritt.

Kurze Erinnerungshilfe

• Vorwärtsplanung
  • Einzelelemente werden definiert und „aufgeplant„.
• Rückwärtsplanung
  • Vom Ende her denken, grobe Schätzungen aus der Erfahrung.
  • Machbarkeit schnell erkennbar.
  • Kein Projektplan, eher ein Restriktionsplan.
  • Erleichtert die anschließende Vorwärtsplanung.
  • Gefahr: Grobplanung mutiert zum Commitment. Aber Rückwärtsplanung ist keine Garantie!
• Vorgehen
  • Schrittfolgen/Meilensteine sammeln.
  • Einschränkungen sammeln (Ferien etc).
  • „Bis zum X muss Y erledigt sein, damit Z funktioniert.“
• Merksatz: Eine Rückwärtsplanung ist kein Projektplan. Sondern eher ein Meilensteingerüst, das nur auf Basis von viel Erfahrung zustande kommen kann.

Und in der Praxis?

Auch hier kann es natürlich wieder zu Diskrepanzen zwischen dem Angebot bzw. Auftrag und der Planung kommen. Und es gilt wieder das Gleiche: Kopf in den Sand stecken ist keine gute Idee, die Diskrepanzen müssen Sie als Projektleiter ansprechen.

Leider ist aber das größere Problem, dass es oftmals nur bei der Rückwärtsrechnung bleibt, und gar keine Vorwärtsrechnung mehr durchgeführt wird. Wenn dann mehrere Projekte gleichzeitig laufen, fällt einem die Rückwärtsplanung leicht auf die Füsse, weil diese z.B. Kapazitätsengpässe gar nicht berücksichtigt.

Reflexionsfragen

• Wie legen Sie Meilensteine für Ihre Projekte fest?
• Gibt es bei Ihnen eine Sammlung von typischen Dauern im Haus?
• Wenn ja, wo finden Sie die? Und wie wird sie gepflegt?
• Wie gehen Sie mit Diskrepanzen um?

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